Política de Tratamiento de Datos Personales

SOFYMOV
Esta política describe cómo SOFYMOV recolecta, usa, almacena, comparte y protege los datos personales de sus clientes, de conformidad con la normativa colombiana de protección de datos.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Responsable: VENCOEX SAS NIT 900.740.168-8 (en adelante, “SOFYMOV” o la “Compañía”).

Correo de contacto para solicitudes de datos personales: gerencia@sofymov.com

Domicilio: República de Colombia.

2. Marco legal aplicable

La presente política se rige principalmente por:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
• Decreto 1377 de 2013 (reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012).
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo pertinente).
• Directrices y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en lo aplicable.

3. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular: persona natural propietaria de los datos personales.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, supresión, etc.).
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado: quien realiza tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios rectores

SOFYMOV realiza el tratamiento de datos personales bajo los principios de:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

5. Finalidades del tratamiento

SOFYMOV almacena y da manejo a los datos personales de los clientes únicamente con el propósito de cumplir su objeto social y atender las solicitudes del cliente relacionadas con trámite y gestión de productos como:

• Créditos hipotecarios.
• Créditos de vehículos (nuevos o usados).
• Compra de cartera de crédito (cuando aplique).
• Seguros asociados o complementarios (por ejemplo, seguro de vida o seguro del vehículo, cuando corresponda).

En desarrollo de lo anterior, SOFYMOV podrá tratar datos personales para:

• Recolectar y verificar información suministrada por el titular.
• Contactar al titular a través de canales habilitados (por ejemplo, WhatsApp, teléfono, correo electrónico) para dar seguimiento a su solicitud.
• Radicar, gestionar y hacer seguimiento a solicitudes ante terceros (entidades financieras, aseguradoras, entre otros) según corresponda.
• Gestionar actividades administrativas, contables y de atención al cliente.
• Prevenir fraude, suplantación y actividades ilícitas, y cumplir obligaciones legales aplicables.
• Conservar la información por los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contractuales y/o para defensa en procesos o reclamaciones.

6. Datos que pueden ser tratados

Dependiendo del servicio solicitado, SOFYMOV podrá tratar:

• Datos de identificación (por ejemplo: nombre, tipo y número de documento).
• Datos de contacto (por ejemplo: teléfono, correo, dirección).
• Información socioeconómica y laboral (por ejemplo: ingresos, ocupación, tipo de contrato/actividad).
• Información financiera y crediticia necesaria para tramitar solicitudes (según el producto).
• Información requerida por entidades financieras o aseguradoras para evaluación y gestión de la solicitud.

7. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

SOFYMOV evitará recolectar datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios y con las garantías legales correspondientes. En caso de requerirse datos sensibles, el titular podrá negarse a su suministro sin que ello implique perder el acceso a servicios cuando dichos datos no sean indispensables.

SOFYMOV no solicita deliberadamente datos personales de menores de edad como parte de su operación típica. Si excepcionalmente fuese necesario, el tratamiento se realizará conforme a la normatividad aplicable y siempre protegiendo el interés superior del menor.

8. Autorización del titular

El tratamiento de datos personales se realizará previa autorización libre, previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos (incluyendo formularios web, mensajes, y/o canales conversacionales como WhatsApp).

Para el caso de compartir datos con aliados comerciales (por ejemplo, concesionarios e inmobiliarias) con el fin de recibir ofertas de lo que el cliente está buscando, SOFYMOV obtendrá una autorización específica para dicha finalidad.

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su supresión inmediata.

9. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

10. Canales de atención

Para ejercer sus derechos, el titular podrá comunicarse con SOFYMOV escribiendo al correo: gerencia@sofymov.com

Para una mejor atención, la solicitud debe incluir: (i) nombre completo, (ii) número de identificación, (iii) descripción clara de la solicitud, y (iv) datos de contacto para respuesta.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Si el reclamo está incompleto, SOFYMOV podrá requerir al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Si no se subsana dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que ha desistido.

12. Seguridad de la información

SOFYMOV implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso fraudulento o divulgación indebida. El acceso a la información está limitado a personal autorizado y/o proveedores (encargados) que requieran la información para prestar los servicios, bajo deberes de confidencialidad.

13. Transmisión, transferencia y acceso por terceros

Para cumplir las finalidades descritas, SOFYMOV podrá transmitir datos a encargados y/o compartir datos con terceros en los siguientes casos, según aplique:

• Entidades financieras y/o aseguradoras para la evaluación y gestión de solicitudes.
• Centrales de riesgo y operadores autorizados, cuando sea procedente y conforme a la finalidad.
• Proveedores tecnológicos (por ejemplo, hosting, mensajería, CRM, automatización) como encargados del tratamiento.
• Concesionarios, inmobiliarias y aliados comerciales para presentar ofertas sobre vivienda o vehículos que el titular busca, solo con autorización previa.

En caso de existir transferencia internacional, SOFYMOV procurará que se cumplan los requisitos legales aplicables en Colombia.

14. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados, y por el tiempo adicional que exijan obligaciones legales, contractuales o de defensa jurídica.

Una vez cumplida la finalidad y cuando sea procedente, los datos serán eliminados o anonimizados.

15. Confidencialidad

La información personal tratada por SOFYMOV es de carácter confidencial. SOFYMOV exigirá a su personal y a terceros autorizados deberes de reserva y confidencialidad, incluso después de finalizada la relación con el titular o con el proveedor.

16. Modificaciones a la política

SOFYMOV podrá actualizar esta Política en cualquier momento. Los cambios serán publicados por los canales que SOFYMOV estime pertinentes. La versión vigente será la publicada en este enlace.

17. Vigencia

La presente Política rige a partir de su publicación.

Contacto: gerencia@sofymov.com | Enlace: https://legal.sofymov.com/